Menu
Dan cristian padure j1tb FBN Kg E unsplash 2000x655
Cases

Analyse en advies voor een digitaal bronbestand van omgevingsvergunningen voor de gemeente Meppel

De Omgevingswet gaat, naar verwachting, volgend jaar in. Dit betekent een nieuwe werkwijze, met nieuwe processen en andere ICT-systemen. Gemeente Meppel moet hiervoor de informatie over omgevingsvergunningen op een andere manier centraal opslaan; in een ‘digitaal bronbestand’. Significant Insights heeft haar blik op geworpen op dit vraagstuk en neemt je mee in de wereld van de omgevingsvergunningen.

Naar verwachting treedt de Omgevingswet op 1 juli 2022 in werking. Door de wetten voor de leefomgeving te bundelen en moderniseren worden de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigd en samengevoegd. Met behulp van één digitaal omgevingsloket hebben alle belanghebbenden inzage in de vergunningsaanvraag en creëert dit een samenwerkingsruimte voor ketenpartners. Dit vraagt van gemeenten een andere manier van werken waarbij documenten en belangrijke informatie centraal moeten worden opgeslagen en gedurende het volledige proces toegankelijk moeten zijn met de juiste versie.

In de voorbereiding op deze wetswijziging hebben wij samen met de gemeente Meppel gekeken naar de kwaliteit van het huidige bronbestand, met daarin de zaken van de afgelopen jaren. Op basis van deze analyses en de verwachte proceswijzigingen bij de nieuwe Omgevingswet kan de gemeente zich nu richten op de inrichting van een toekomstbestendig digitaal bronbestand.

Analyse kwaliteit van het bronbestand

Op basis van datadumps met ‘metagegevens’ uit het zaaksysteem, archiveringssysteem, en gegevens uit het BAG-register hebben wij een check gedaan op volledigheid van dossiers in de verschillende systemen, waarbij het archiveringssysteem (Djuma) het centrale uitgangspunt was. Vergunningszaken worden als volledig bestempeld als zij in ieder geval een aanvraag en een besluit bevatten en daarnaast eventueel een advies van de welstandcommissie of toezicht- en handhavingsdocumenten. Voor deze analyses waren op hoofdlijnen twee stappen nodig:

  1. Bepalen van unieke vergunningen

Op één adres kunnen verschillende vergunningsaanvragen gedaan zijn. Een vergunning kan daarmee uit meerdere zaken bestaan. Om unieke vergunningen met bijbehorende zaken en documenten te bepalen, hebben wij uit de zaakomschrijvingen en -toelichting drie onderdelen gedestilleerd: adres (op basis van een koppeling met het BAG-register), jaartal van de vergunning en de activiteit (verbouwen, slopen, et cetera). Dit hebben wij gedaan door tekstmatching: het bepalen van terminologie rondom vergunningen en geautomatiseerd bepalen of deze termen voorkomen in de zaakomschrijvingen

2. Bepalen aanwezige documenten in dossiers

    Zoals gezegd moet een vergunning in ieder geval een aanvraag en een besluit hebben, aangevuld met andere relevante documenten. Documenten zijn in de loop der jaren toegevoegd aan vergunningen, waarbij systeemwijzigingen hebben plaatsgevonden en fysieke archieven zijn gedigitaliseerd. Dit betekent dat sommige documenten meer gestructureerd zijn vastgelegd dan andere documenten. Voor de minder gestructureerd vastgelegde documenten hebben we daarvoor wederom gebruik gemaakt van tekstmatches.

    Tijdens deze analyses hebben we continu afgestemd met medewerkers van de gemeente. Zo hebben wij meerdere werksessies gehouden met archiveringsmedewerkers en de functioneel beheerder, om bijvoorbeeld de data, registratierichtlijnen en tussenresultaten te bespreken.

    Opschoningstool

    De analyses hebben geleid tot een opschoningstool, ontwikkeld in Microsoft Power BI. Deze tool helpt de gemeente bij de verdere analyses van de volledigheid van de systemen en bij de opschoning van het bronbestand. Deze tool weergeeft de metadata van alle zaken met bijbehorende documenten die tot een vergunning horen. Ook is het eenvoudig om zaken eruit te filteren die aangevuld of opgeschoond moeten worden. Denk hierbij aan zaken die nog geen adres bevatten, of duplicaten die zijn ontstaan tijdens digitaliseringsacties van het fysieke archief. Deze tool geeft de gemeente daarmee handvatten om het bronbestand op te schonen en volledig te maken, zonder verdere tussenkomst van Significant. Daarnaast hebben we op basis van onze analyse een advies gegeven voor het inrichten van het nieuwe omgevingsloket.

    Ben jij benieuwd of deze analyse jou ook kan helpen met het inrichten van een digitaal bronbestand? Neem dan contact op met Bart Geurts of Loes Rocour.

    Reageren op deze case?

    Stuur dan je reactie naar:

    Loes Rocour