Menu
Significant-19_Desktop_2000x655
Vacature

Bid assistant: administratieve ondersteuning

Ben jij graag de spin in een web? Word jij blij van overzicht bewaken, structureren en het ondersteunen van collega’s? Dan zijn wij op zoek naar jou! Significant Groep is een onderzoeks- en adviesbureau gevestigd in Utrecht met prachtige opdrachtgevers en geweldige medewerkers. Talentvolle medewerkers die graag samen werken aan ontwikkeling en succes. Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega die ons komt versterken bij administratieve werkzaamheden in ons bid office: de afdeling die een centrale rol vervult in alle offertes die wij uitbrengen.

Minimaal 24 uur per week, verdeeld over minimaal vier werkdagen, thuiswerken is mogelijk.

Over deze functie

Als bid assistant ondersteun je het offerteproces. Je werkt actief samen met het secretariaat en collega’s die verantwoordelijk zijn voor de inhoud van het schrijven van offertes. Je staat dus midden in de organisatie!

Deze gevarieerde en verantwoordelijke functie bestaat de volgende taken:

  • Het bijhouden van een mailbox waarin offerteverzoeken binnenkomen.
  • Het coördineren van het proces van offerteverzoek tot en met de gunningsbeslissing. Dit betekent dat jij de deadlines in de gaten houdt, documenten die als bijlage bij de offerte meegestuurd worden op volledigheid controleert en tijdig klaarzet. Ook het indienen van vragen en het indienen van de offerte behoort tot jouw taken.
  • Het opstellen en actueel houden van verklaringen en andere formele documenten voor offertes.
  • Wanneer je het leuk vindt, kan je ook een rol spelen in het redigeren van offertes of het verder doorontwikkelen van het bid office.

Wij hebben het hier over een zeer gevarieerde baan die je op eigen wijze kunt invullen. Je bent onderdeel van de ondersteunende dienst van Significant, waar ook het secretariaat toe behoort.

Over jou

  • Je krijgt energie van plannen, organiseren, informatie ordenen, overzicht bewaken en structureren. Hierbij maak je goed onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Wat er ook gebeurt, jij hebt het overzicht.
  • Je houdt van afwisseling, in de inhoud van je werkzaamheden en ook in persoonlijke contacten met collega’s en klanten.
  • Je werkt nauwkeurig, hebt oog voor details en het leveren van kwaliteit staat bij jou hoog in het vaandel. Daarbij ben je flexibel in jouw aanpak.
  • Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (in woord en schrift).
  • Je bent handig met computersystemen en je hebt een gedegen kennis van Excel en Word.
  • Het is een pre als je werkervaring hebt in een administratieve functie.
  • Het is een pre als je ervaring hebt met het ondersteunen bij aanbestedingsprocessen (bijvoorbeeld het werken met TenderNed of het invullen van een Uniform Europees Aanbestedingsdocument).


Wat wij bieden

  • De Significant Groep is een platte organisatie met weinig hiërarchie. Dit kenmerkt onze interne structuur en onze informele cultuur, waarbij oprechte samenwerking de sleutel is van ons werkplezier en succes; met elkaar en met de klant.
  • De Significant Groep heeft jouw werkplezier hoog in het vaandel staan, hetgeen wordt ondersteund door diverse formele en informele ‘social events’, een uitgebreid opleidingsbudget en -programma en uitstekende arbeidsvoorwaarden.
  • Een goede work-lifebalance creëren wij door onder meer flexibele werktijden en dertig vakantiedagen.
  • Significant wordt gevormd door hooggekwalificeerde en intrinsiek gemotiveerde collega’s die werken aan veelal maatschappelijk relevante vraagstukken, dat maakt werken bij onze organisatie extra bijzonder.
  • Uiteraard zorgen we er ook voor dat je plezierig kunt thuiswerken door het faciliteren van een laptop, telefoon en een ergonomische thuiswerkplek.
  • Last but not least: er zijn veel mogelijkheden voor doorontwikkeling in rollen bij de ondersteunende dienst of in de rol van consultant.

Over ons

De Significant Groep is een vooraanstaande onderzoeks- en adviesorganisatie, gericht op de (semi-) publieke sector. Wij zijn gehuisvest in een prachtig kantoor in Utrecht, naast het station Utrecht Leidsche Rijn en met ruime parkeergelegenheid. Een goed bereikbare en centrale plek in het land.

Wil je meer weten over de functie? Neem dan contact op met Vicky Drost.

Solliciteren op deze functie?

Stuur dan je cv en je motivatiebrief naar: werkenbij@significant.nl